Đánh giá hiệu quả từ khoản đầu tư công nghệ: Phần mềm quản lý doanh nghiệp của bạn đáng giá bao nhiêu?

Bạn muốn biết khoản đầu tư công nghệ kinh doanh của mình có hiệu quả không? Xác định ROI là cách đơn giản để xem bạn có tiết kiệm được tiền hay không.

Nhiều chủ doanh nghiệp mua phần mềm mới và các công nghệ khác vì họ coi đó là một khoản đầu tư. Họ chi tiền và mong đợi sẽ thấy một số giá trị nhất định. Nhưng làm sao bạn có thể chắc chắn rằng công nghệ của mình đang giúp bạn tiết kiệm tiền hoặc giúp bạn tạo ra lợi nhuận từ khoản đầu tư của mình? Nói cách khác, làm sao bạn có thể biết được phần mềm quản lý doanh nghiệp của mình có đáng giá không?

Lời hứa của công nghệ

Khi được sử dụng đúng cách, các công nghệ mới có thể giúp bạn tiết kiệm tiền theo vô số cách. Ví dụ, một số nền tảng được thiết kế để hợp lý hóa chức năng để giảm thiểu lỗi và sự kém hiệu quảdo đó thúc đẩy năng suất và cắt giảm tổn thất. Các nền tảng khác tự động hóa hoặc loại bỏ các tác vụ thủ công, giảm chi phí lao động và đẩy nhanh quá trình giao hàng. Một số nền tảng khác được tạo ra rõ ràng để xác định các khu vực lãng phí, do đó chúng có thể được loại bỏ hoặc kiểm soát đúng cách.

Danh sách này còn dài nữa.

Rõ ràng, các nhà phát triển phần mềm được khuyến khích giới thiệu nền tảng mới của họ như là lợi thế vốn có cho doanh nghiệp. Tiết kiệm tiền thường nằm gần đầu danh sách vì nó có khả năng biện minh cho bất kỳ khoản tiền nào bạn trả cho phần mềm. Nếu một phần mềm có thể chứng minh rằng nó có thể giúp bạn tiết kiệm 10.000 đô la một năm, bạn sẽ không ngại trả 5.000 đô la một năm để tiếp tục vận hành nó. Trên thực tế, quyết định trở thành điều hiển nhiên.

Nhưng thực tế là không phải tất cả phần mềm quản lý doanh nghiệp đều có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều tiền như họ tuyên bố. Và trên hết, không phải tất cả các nền tảng phần mềm đều có khả năng giúp bạn tiết kiệm được cùng một số tiền. Nếu bạn muốn đưa ra quyết định thông minh hơn về phần mềm, điều quan trọng là phải phân biệt được các công nghệ có khả năng tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn trong dài hạn.

Phương trình ROI

Lợi tức đầu tư hoặc ROIlà phương trình quan trọng nhất mà chúng ta có để xác định tính khả thi về mặt tài chính của một công nghệ. ROI là một khái niệm được nghiên cứu trong đầu tư, tiếp thị và vô số lĩnh vực khác, nhưng nó cũng hoạt động hoàn hảo trong bối cảnh này.

Về cơ bản, ROI xác định giá trị mà phần mềm của bạn tạo ra cho tổ chức của bạn so với chi phí bạn phải trả. Có hai mặt của phương trình: chi phí và lợi nhuận.

Nói rộng ra, vế sau của phương trình là về giá trị mà phần mềm hoặc công nghệ mang lại cho tổ chức của bạn. Đôi khi, điều này có nghĩa là thêm giá trị mới cho tổ chức của bạn, chẳng hạn như cho phép bạn sản xuất sản phẩm mới hoặc làm cho khách hàng của bạn hài lòng hơn bằng cách đẩy nhanh dịch vụ. Nhưng cũng quan trọng không kém, chúng ta phải cân nhắc xem công nghệ của bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian, tiền bạc và công sức.

Mặt chi phí của phương trình đơn giản và dễ tính toán hơn. Nó chỉ đơn giản là đại diện cho chi phí bạn bỏ ra để tiếp tục sử dụng công nghệ này. Thông thường, điều này có nghĩa là trả phí đăng ký phần mềm dưới dạng dịch vụ. Nó cũng có thể bao gồm trả phí cấp phép. Nhưng cũng có một số chi phí vô hình mà bạn cần lưu ý; ví dụ, bạn có mất nhiều giờ để đào tạo mọi người sử dụng nền tảng này không? Nếu có, đó là chi phí bạn cần lưu ý.

Vậy hãy cùng tìm hiểu xem làm thế nào chúng ta có thể sử dụng phương trình ROI để xác định liệu công nghệ của bạn có thực sự giúp công ty bạn tiết kiệm tiền hay không.

Xác định các lĩnh vực tiết kiệm chi phí

Bắt đầu bằng cách xác định các lĩnh vực tiết kiệm chi phí. Có một số loại tiết kiệm chi phí mà bạn có thể cân nhắc ở đây, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí trực tiếp. Có bất kỳ chi phí nào mà công nghệ này loại bỏ không? Ví dụ, bạn có thể thay thế một số công nhân bằng phần mềm quản lý doanh nghiệp này, trực tiếp tiết kiệm chi phí lao động không? Bạn có thể tự động hóa hoàn toàn thứ gì đó mà trước đây bạn không bao giờ có thể tự động hóa không? Điều này có cho phép bạn hoàn toàn tránh được một sản phẩm hoặc dịch vụ khác mà bạn đang sử dụng không? Hãy đưa tất cả những khoản tiết kiệm này vào phương trình của bạn.
• Tiết kiệm thời gian. Bạn cũng cần phải nghĩ đến việc tiết kiệm thời gian. Nếu công nghệ này cho phép mọi người làm việc nhanh hơn, năng suất hơn và hiệu quả hơn, thì rõ ràng đó là một lợi ích. Nhưng lợi ích đó lớn đến mức nào? Bạn tiết kiệm được bao nhiêu tiền về mặt này?
• Cơ hội để xác định chất thải. Mọi doanh nghiệp đều phải đối phó với lãng phí. Bao gồm lãng phí vật lý, lãng phí thời gian và thậm chí lãng phí tiền bạc. Nếu công nghệ của bạn cung cấp cơ hội mới để xác định và loại bỏ lãng phí, bạn nên đưa chúng vào phương trình ROI của mình.

Đánh giá chi phí mới

Tiếp theo, bạn sẽ cần đánh giá mọi chi phí mới phát sinh do công nghệ này. Một số chi phí này sẽ rất rõ ràng, chẳng hạn như phí đăng ký bạn phải trả để tiếp tục sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc đến những chi phí khó lường hơn, chẳng hạn như thời gian đào tạo thêm cho mọi người.

Có đủ không?

Sau khi tính toán các con số, bạn sẽ có thể biết chắc chắn liệu phần mềm quản lý doanh nghiệp của mình có đáng để đầu tư hay không. Đây cũng là cơ hội tốt để khám phá các lựa chọn cạnh tranh, vì bạn có thể thúc đẩy phương trình ROI có lợi cho mình hơn.