Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với việc sắp xếp các bảng tính, ghi chú và danh sách việc cần làm thì Microsoft Lists là một viên ngọc ẩn trong Microsoft 365 có thể cách mạng hóa quy trình làm việc của bạn. Tuy nhiên, đừng nhầm nó với một ứng dụng danh sách khác. Nền tảng linh hoạt này cho phép bạn sắp xếp mọi thứ và mọi thứ trên máy tính để bàn hoặc thậm chí cả điện thoại Android của bạn.
Từ các mẫu dựng sẵn giúp khởi động dự án của bạn cho đến tích hợp Excel liền mạch và các tính năng tự động hóa mạnh mẽ, Danh sách được tích hợp nhiều siêu năng lực giúp tăng năng suất.
Có liên quan
Danh sách Microsoft: Mọi thứ bạn cần biết về ứng dụng
Luôn ngăn nắp với Danh sách Microsoft
7 Danh sách có rất nhiều mẫu để giúp bạn bắt đầu
Giống như bất kỳ công cụ năng suất nào khác, Microsoft Lists có rất nhiều mẫu dựng sẵn. Suy cho cùng, việc bắt đầu cơ sở dữ liệu từ đầu có thể tốn thời gian và không hiệu quả. Cho dù bạn muốn tạo công cụ theo dõi vấn đề, danh sách giới thiệu nhân viên, hành trình sự kiện, công cụ lên lịch nội dung, công cụ lập kế hoạch tài chính hay công cụ theo dõi tuyển dụng, thì đều có một mẫu để bạn nhanh chóng bắt đầu danh sách.
Các mẫu Danh sách Microsoft có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Bạn có thể thêm cột mới, tạo mục nhập mới và tùy chỉnh danh sách với mọi chức năng có sẵn. Điều đó có nghĩa là tôi muốn xem thêm nhiều mẫu hơn trong tương lai. Bộ sưu tập tổng thể vẫn còn mỏng so với Word, PowerPoint và Excel.
6 Tính linh hoạt là tên đệm của Microsoft Lists
Danh sách Microsoft mang đến cho bạn sự linh hoạt đáng kinh ngạc khi tạo danh sách. Bạn có thể thêm bao nhiêu cột tùy ý vào dự án của mình, chẳng hạn như ngày đến hạn, mức độ ưu tiên, thành viên nhóm được chỉ định, trạng thái tiến độ hoặc bất kỳ điều gì khác mà bạn cần.
Ngoài ra còn có nhiều loại cột để lựa chọn. Bạn có thể có các trường văn bản, trường số, ngày tháng, menu thả xuống, hộp kiểm có/không và thậm chí cả các cột được tính toán tự động tính toán các giá trị. Điều tuyệt vời nhất là Microsoft Lists vượt ra ngoài chế độ xem danh sách cơ bản. Bạn có thể thêm Bảng (hoàn hảo cho việc quản lý dự án theo phong cách Kanban), Thư viện (hiển thị các mục của bạn một cách trực quan) và chế độ xem Lịch vào danh sách của bạn.
Tính linh hoạt này đảm bảo rằng danh sách của bạn không chỉ có chức năng mà còn hấp dẫn về mặt hình ảnh và dễ điều hướng.
5 Một giải pháp năng suất có đầy đủ tính năng ẩn trong tầm nhìn của kế hoạch
Mặc dù Microsoft Lists đang ở giai đoạn xem trước nhưng gã khổng lồ phần mềm vẫn không hề tiết kiệm các tính năng. Microsoft Lists cung cấp các ứng dụng Android và iOS gốc. Bạn thậm chí có thể cài đặt ứng dụng web dưới dạng PWA (Ứng dụng web lũy tiến) trên máy tính để bàn.
Bạn có thể lọc các mục theo danh mục, ngày, số lượng và tiêu đề khác nhau. Nhìn chung, bạn sẽ không gặp khó khăn khi tìm mục nhập có liên quan từ cơ sở dữ liệu lớn. Giống như các ứng dụng Microsoft 365 khác, Danh sách cũng hỗ trợ cộng tác trong thời gian thực với khách hàng và đồng nghiệp, đồng tác giả liền mạch, v.v. Mặc dù vẫn còn chỗ để cải thiện nhưng danh sách tính năng hiện tại vẫn đủ để người dùng bình thường bắt đầu.
4 Tích hợp Microsoft Excel mang lại cho Danh sách một sự thúc đẩy lớn
Là sản phẩm chính thức của Microsoft, tôi không ngạc nhiên về khả năng tích hợp mượt mà của Lists với Excel. Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể xuất danh sách của mình ở định dạng CSV, nhập danh sách tương tự vào Microsoft Excel và bắt đầu ứng biến trên cơ sở dữ liệu của mình với nhiều hàm, biểu đồ và PivotTable.
Mặc dù Danh sách hoạt động tốt nhưng nó vẫn không phù hợp với phần mềm bảng tính phức tạp và nâng cao như Excel. Nếu bạn muốn mở khóa thêm chức năng, hãy đảm bảo gửi cơ sở dữ liệu của bạn tới Excel.
3 Bạn có thể chia sẻ danh sách của mình một cách an toàn với bạn bè và đồng nghiệp
Là một phần của hệ sinh thái Microsoft 365, Danh sách tận dụng OneDrive để đồng bộ hóa và chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Như mọi khi, bạn có thể khám phá tất cả các tính năng thú vị của OneDrive trong khi chia sẻ danh sách của mình với người khác. Khi bạn nhấp vào biểu tượng Chia sẻ, hãy đảm bảo mở menu nâng cao để bạn có thể đặt mật khẩu và ngày hết hạn cho liên kết được chia sẻ.
Có liên quan
Danh sách Microsoft: Mọi thứ bạn cần biết về ứng dụng
Luôn ngăn nắp với Danh sách Microsoft
Những công cụ này rất hữu ích khi bạn định chia sẻ công cụ theo dõi chi phí với người thân hoặc kho sản phẩm với đồng nghiệp của mình. Nó đảm bảo rằng danh sách của bạn không rơi vào tay kẻ xấu.
2 Danh sách có các tùy chọn tự động hóa mạnh mẽ thông qua các quy tắc
Tự động hóa là nơi Microsoft Lists thực sự tỏa sáng. Đó là vũ khí bí mật để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả. Khi tạo quy tắc, bạn có nhiều tùy chọn để kích hoạt thông báo trên thiết bị của mình. Ví dụ: khi một cột cụ thể được cập nhật (“Trạng thái” thay đổi thành “Đã hoàn thành”), quy tắc có thể tự động gửi thông báo đến người chỉnh sửa hoặc người quản lý dự án.
Tương tự, nếu ngày đến hạn đang đến gần hoặc mức độ ưu tiên bị thay đổi, quy tắc có thể kích hoạt email nhắc nhở hoặc cập nhật một cột khác. Nếu ai đó xóa một mục, Danh sách có thể gửi thông báo đến chủ sở hữu danh sách hoặc tạo bản sao lưu trong danh sách khác. Khả năng là vô tận ở đây.
1 Dễ sử dụng hơn cơ sở dữ liệu truyền thống
Hầu hết các công cụ cơ sở dữ liệu đều phức tạp và có thể làm nản lòng nhiều người dùng thông thường. Mặt khác, Microsoft Lists thân thiện với người dùng và dễ học. Ngay cả việc tạo các quy tắc tự động hóa cũng rất dễ dàng. Bạn chỉ cần xác định sự kiện kích hoạt (“Khi một cột thay đổi”) và hành động bạn muốn xảy ra (“Gửi thông báo qua email”).
Sử dụng Microsoft Lists để làm được nhiều việc hơn với ít nỗ lực hơn
Microsoft Lists rất linh hoạt và thân thiện với người dùng, đồng thời các tính năng mạnh mẽ của nó khiến nó trở thành một công cụ vô giá cho các cá nhân và nhóm nhỏ. Danh sách cung cấp giải pháp có thể tùy chỉnh để phù hợp với mọi nhu cầu. Vì vậy, bạn còn chờ gì nữa? Loại bỏ các bảng tính lỗi thời và sử dụng Microsoft Lists để thử nghiệm. Khi bạn đang ở đó, đừng quên sử dụng ứng dụng Danh sách dành cho thiết bị di động.
