Tôi bắt đầu sử dụng Google Docs để quản lý các dự án của mình và tôi ngạc nhiên về việc mọi thứ diễn ra tốt đẹp như thế nào

Mặc dù không thiếu các công cụ quản lý dự án chuyên dụng, nhưng hầu hết là quá mức cần thiết cho nhu cầu của tôi. Sau khi cảm thấy mệt mỏi với việc tung hứng nhiều ứng dụng và giao diện phức tạp để giữ cho các dự án của tôi đi đúng hướng, tôi đã phát hiện ra một sự thay thế miễn phí và hiệu quả đáng ngạc nhiên: Google Docs. Nó có thể không phải là công cụ đầu tiên xuất hiện trong tâm trí để quản lý các dự án, nhưng các tính năng tích hợp như chip thông minh và các khối xây dựng mở khóa một cấp độ tổ chức mới.

Giống như bất kỳ công cụ nào, Google Docs có những hạn chế. Trong bài đăng này, tôi vượt qua những lợi thế và nhược điểm của việc sử dụng Google Docs để quản lý dự án và kết luận liệu nó có đủ hấp dẫn để chuyển từ các công cụ hiện có trên máy tính để bàn và Android hay không.

Tại sao chọn Google Docs làm giải pháp quản lý dự án?

Google Docs chủ yếu là một phần mềm xử lý văn bản. Tuy nhiên, gã khổng lồ tìm kiếm đã đưa nó lên một tầm cao mới với việc giới thiệu Canvas Smart vào năm 2021 tại Google I/O. Nó đã mang đến các khối xây dựng tương tác mới như chip thông minh, mẫu, danh sách kiểm tra và nhiều hơn nữa cho Google Docs.

Tôi sử dụng Google Docs để họp ghi chú, bản nháp và tóm tắt dự án. Xây dựng một hệ thống quản lý dự án vào đó là dễ dàng và liền mạch. Với Canvas SMART và chip thông minh, đó là một công cụ mạnh mẽ và đa năng hơn hỗ trợ nhu cầu dự án của tôi, trong khi vẫn thân thiện với người dùng và dễ tiếp cận.

Lợi ích của việc sử dụng Google Docs để quản lý dự án

Dưới đây là một số lợi thế của việc sử dụng Google Docs làm công cụ quản lý dự án.

Đơn giản và quen thuộc

Một chiến thắng lớn cho Google Docs như một công cụ quản lý dự án là nó dễ dàng như thế nào. Tôi không nói về một số phần mềm ưa thích với một triệu nút và menu mà bạn phải học. Đó là Google Docs. Bạn có thể sử dụng nó để viết, ghi chú hoặc hợp tác với người khác.

Đó là một lợi thế rất lớn. Tôi có thể nhảy vào và tổ chức dự án của mình mà không bị sa lầy trong việc học một hệ thống mới.

Các tính năng quản lý dự án tiện dụng

Google Docs cung cấp một loạt các khối xây dựng. Trong số đó, bạn có thể chọn những cái trong danh mục quản lý dự án và thêm các nhiệm vụ dự án. Trong ảnh chụp màn hình ở trên, tôi đã thêm một lộ trình dự án cho một dự án trang web. Tôi có thể thêm một số tác vụ, theo dõi trạng thái của chúng, chèn các tệp có liên quan, thêm ghi chú và tạo một cột người nhận mới để thêm các thành viên trong nhóm.

Ngoài ra còn có một tùy chọn để chèn ngày đến hạn, danh sách kiểm tra, và nhiều hơn nữa. Tôi giữ bản tóm tắt dự án và phản hồi của khách hàng trong cùng một tài liệu để tôi có thể tham khảo chúng mà không cần chuyển đổi các tab. Nó không giữ một ngọn nến chống lại những người như Trello hay khái niệm, nhưng các khối xây dựng và chip thông minh đủ tốt cho các dự án cá nhân nhỏ.

Hợp tác thời gian thực

Đây là nơi Google Docs thực sự tỏa sáng. Tôi thích cách Google Docs cho phép mọi người làm việc cùng nhau trong thời gian thực. Chúng ta có thể thấy các chỉnh sửa của nhau khi chúng xảy ra, thêm các bình luận và đề xuất và biết rằng chúng ta luôn nhìn vào phiên bản cập nhật nhất. Điều này giữ cho tất cả mọi người trên cùng một trang, ngăn chặn sự nhầm lẫn và làm cho quản lý dự án cảm thấy không dễ dàng.

Tích hợp với các ứng dụng không gian làm việc của Google

Đây là một lợi thế khác của việc sử dụng Google Docs để quản lý dự án. Các ghi chú và ghi chú của tôi cư trú trong các tác vụ của Google và ghi chú, và tôi có thể tham khảo chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột từ thanh bên.

Tôi cũng có thể gõ @file tên và thêm bất kỳ tệp, bản trình bày hoặc bảng tính nào từ tài khoản Google Drive của tôi. Là một người sống và thở trong hệ sinh thái Google, sự tích hợp này là không thể so sánh được.

Và tôi đã nói tất cả đều miễn phí? Không giống như các công cụ khác, tôi không phải lo lắng về đăng ký hoặc kế hoạch cao cấp để mở khóa nhiều tính năng hơn.

Hạn chế của việc sử dụng Google Docs để quản lý các dự án

Sử dụng Google Docs để quản lý dự án không phải là một câu chuyện cổ tích. Dưới đây là những nhược điểm cần ghi nhớ trước khi bạn soạn thảo một tài liệu mới.

Thiếu tích hợp ứng dụng của bên thứ ba

Mặc dù gã khổng lồ tìm kiếm tích hợp không gian làm việc của Google trong Google Docs, nhưng nó không thể tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba. Chẳng hạn, tôi không thể nhúng các tệp FIGMA, video khung dệt và các nguyên mẫu khung. Notion đóng đinh nó ở đây, và tôi rất thích thấy sự hỗ trợ cho các ứng dụng bên thứ ba phổ biến trong tài liệu.

Thiếu tự động hóa

Google Docs chủ yếu là một phần mềm xử lý văn bản thiếu tự động hóa. Ví dụ: tôi không thể nhận được tin nhắn Slack khi ai đó thay đổi trạng thái nhiệm vụ từ tiến trình để hoàn thành. Đây không phải là một vấn đề quan trọng vì tôi chủ yếu làm việc trong các dự án cá nhân, nhưng nó có thể dành cho những người khác.

Không có báo cáo và phân tích nâng cao

Bạn sẽ bỏ lỡ các hình ảnh mạnh mẽ được cung cấp bởi các công cụ quản lý dự án chuyên dụng. Không có biểu đồ Burndown, không theo dõi vận tốc và không có cách nào dễ dàng để phát hiện xu hướng hoặc tắc nghẽn tiềm năng trong nháy mắt. Các công cụ chuyên dụng thường có bảng điều khiển cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan ngay lập tức về sức khỏe, rủi ro và tiến độ của dự án. Google Docs thiếu điều này.

Quan điểm cơ sở dữ liệu hạn chế

Việc thiếu các quan điểm cơ sở dữ liệu khác nhau là một công cụ phá vỡ thỏa thuận, đặc biệt là khi tôi giải quyết các dự án với nhiều bộ phận chuyển động và chi tiết phút. Chế độ xem bảng tích hợp sạch sẽ, dễ dàng định dạng và hoàn hảo cho danh sách nhiệm vụ hoặc các mốc thời gian dự án đơn giản. Tuy nhiên, khi tôi cần trực quan hóa dự án theo cách năng động hơn, các tài liệu bị thiếu.

Ví dụ, tôi thường khao khát một cái nhìn của hội đồng Kanban. Tôi muốn thấy các nhiệm vụ của mình được tổ chức theo trạng thái (để làm, trong tiến trình, thực hiện) và kéo và thả chúng khi mọi thứ tiến triển. Điều này cho tôi một bức tranh rõ ràng về quy trình làm việc và giúp tôi phát hiện ra tắc nghẽn. Tôi ước Google sẽ xem xét thêm các tùy chọn trực quan mạnh mẽ hơn vào tài liệu.

Mở khóa dự án thành công với Google Docs

Thử nghiệm của tôi với Google Docs như một công cụ quản lý dự án đã rất hấp dẫn. Mặc dù nó có thể không thay thế phần mềm quản lý dự án chuyên dụng, đặc biệt là đối với các dự án phức tạp, nhưng nó có khả năng đủ cho các cá nhân muốn một cách tiếp cận đơn giản và hợp lý.

Hiệu quả của việc sử dụng Google Docs để quản lý dự án phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Nếu bạn ưu tiên sự đơn giản, hiệu quả chi phí và dễ sử dụng, Google Docs có thể là anh hùng quản lý dự án bất ngờ của bạn. Hãy thử xem nó có phù hợp với quy trình làm việc của bạn không. Kiểm tra hướng dẫn chuyên dụng của chúng tôi nếu bạn chưa quen với Google Docs Smart Canvas.